办公平台

OA办公平台其实就是OA办公系统，只是好像OA办公平台比起以前的办公系统更高级，OA办公平台可以说是一个大协同，可以把很多的小系统关联在一起像HR、CRM、SAP等，这样就不会使数据相关的孤立起来，达到真正的协同管理。

OA办公平台做得比较先进的，功能可以完成自己配制，同时可以把HR、CRM等系统集合在起，功能非常的强大。所以可以说之前的OA只是一个通道，而OA才真正的是一个大系统。

在调研阶段，比产品调研更重要的是对本企业各部门重要工作流程和数据共享需求的调研。在网络高度普及的今天，企业职员往往通过注册会员、收发邮件、网络论坛等都多少对信息系统有所了解，并且很有可能产生过通过使用一种信息化工具来摆脱手工处理那些繁琐而重复的工作的想法。其实这就是对OA系统功能的一种最基本的需求，仔细了解他们对将来自动化办公的期望和要求，也就达到了前期功能调研的目的，并且对之后的产品选型及试用也大有裨益。

在产品调研方面要"广泛撒网，重点捞鱼"。首先，要尽可能了解市面上的所有产品，其产品资料也是越多越好，最好有演示盘，甚至试用版。这样，收集的产品资料才能更直观，也更方便我们了解其功能。其次，应带有一定标准、问题去了解各产品，这个标准应从前期对本企业的调研中总结出来，也就是你们想通过OA解决些什么问题，试用前心中要有一个标准，不一定要形成书面材料，但在产品调研过程中要心中有数。市面上的产品形形色色，数量不菲，只有这样才能省时省力地找出几个符合本企业需求的重点产品，以备详细了解和比较，为下面的选型工作打好基础。

有了前面的工作，这一步只需在上面选定的几个重点产品中选择就可以了，但并不比之前的工作轻松，因为这些产品在主要功能实现上差别很小，就好比到了企业招聘的最后一关面试，取舍更难。以本人尚不算丰富的经验认为，应从以下几方面多加考虑：

①从软件结构方面考虑，应选择与单位条件相适应的，这样对软件进行修改、扩充和维护时将容易实现。虽然OA系统都是通用软件，可以随时根据用户的需要对软件模块进行增删修改，但选择不同的系统，对软件进行修改的幅度肯定是不同的，从而增加的软件成本也就高低不一了。从这一点上说，要选择产品系统组成与企业需要比较起来最接近的。如中小企业选择中小型的、易扩展、易维护、易用的OA系统就非常好。

②从售后服务方面考虑，应选择能及时提供服务支持的开发代理商。要从根本上解决服务的保证问题，应尽可能使服务本地化，这样有利于得到及时服务，而且服务费相对来说也较低，否则越来越高的服务费将成为单位的一个沉重负担。OA系统在企业的覆盖面比较广，其涵盖的业务可多可少，没有一家企业的OA系统在正式上线后就不再进行功能添加和功能完善的；而且OA系统一旦上线，就会成为企业各部门的日常必需工具，因此，在随后的时间里，只会越来越凸显出售后服务的重要性。

做出选择后，就该进入试用阶段了。试用并不是信息部门自己的事情，尤其是关系到工作流的部分，这也是OA系统的核心应用部分，由于信息部门的职员在日常工作中对企业的工作流程接触很少，光在调研中得到的那些资料对系统中的工作流部分进行简单的流转测试，是很难发现细节上的问题的。而经常接触企业工作流程的职员由于对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会，则往往能发现在该部分存在的缺漏。以本公司的实施过程为例，虽然我们在开始公司范围内的试运行之前对系统进行了全面细致的测试，但在随后的一个月试运行中还是出现了很多预料不到的问题。

运行中出现了问题要解决，就涉及到了与开发商方面的沟通问题。这就需要注意两点：一是内部问题，如果不是小型企业的话，一般实施项目的基层负责人员至少有两个，这里所说的内部问题，就是与对方实施人员沟通最频繁的几个人一定要针对系统存在问题达成一致意见，然后再去与对方进行沟通。否则，就可能在一些关于对按钮的使用习惯、页面的匀称美观等非重要问题上出现分歧，有的主张改进，有的说不改也行。这样对方肯定不会主动改进。这些问题改不改似乎无关紧要，但却无疑会对以后的沟通造成消极影响，使己方处于被动。二是对对方实施人员要有要求，对能够解决的问题，应提醒其在计划时间内实现，对软件不能解决的问题，要拿出相关理由，以方便我们对照查找资料，共同找出其他解决方法。所以一定要选择服务好，有实力的OA厂商，别因为便宜选择那些没有实力的厂商。

培训有两个方面。一是系统管理员的培训；二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。另外，培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样，有助于用户更快地熟悉系统。

日常运行维护中只要做到一点：用户有问题时系统管理员要及时解决，解决不了的及时与开发商的实施人员联系。系统管理员要在不断出现问题解决问题的循环中，逐步提高解决问题的能力，以保证OA系统的实施效果。

在OA刚刚出现的时候，政府和事业单位的确是OA的主要用户，OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展，企业成为OA应用的广泛对象，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA发生了质的变化。OA作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。OA软件，其实是为企业提供一个有形的“工作过程”管理平台，同时为员工提供一个无形的工作秘书。涵盖协同办公管理、行政公文管理、人事管理(HR)、费用报销管理、固定资产管理、为中小企业提供完整的管理解决方案，并为高层领导提供手机移动OA功能，拓展工作空间。所以不能片面的认为OA就是行政办公，就是收发公文。现代的OA是一个工作平台来的，非常多的事都可以在这个OA平台上完成，能加强企业管理、提升企业工作效率！

OA系统作为一个管理平台，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步，对管理层来说，企业实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA平台对中小企业管理最起码有下面几个作用：

通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工，这会大大缩短新员工的培训时间，并节省公司的培训费用。

通过OA系统，可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性，使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。

所以OA不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。

OA的管理思想与ERP完全不一样，ERP主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA强调灵活性和协同性。

OA是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足需求就可以，其实OA的深度和广度可以很深很广，很多企业因为对OA的规划不了解，所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上，分步实施需要的功能。

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